In der Zusammenarbeit mit externen Partnern steht man immer wieder vor der Bitte nach Herausgabe von Zugangsdaten. In der Regel werden dann gleich die vollen Administrationsrechte verlangt oder Domainnamen transferiert, obwohl es in den meisten Fällen viel unkomplizierter gehen könnte.

Vorab: es gibt keinen Grund, einer externen Agentur die vollen Zugangsdaten zu überlassen.

Besonders im Bereich von Social Media-Plattformen wie Google oder Facebook ist es wichtig, die Erstkonfiguration von neuen Konten über einen internen Unternehmensvertreter durchzuführen. Nachträgliche Änderungen oder Rück-Übertragungen sind sehr kompliziert/aufwendig.

Kommbinat setzt sich aktiv dafür ein, dass Unternehmen/Marken die Kontrolle über ihre Daten behalten – oder sie zurückerhalten. Im folgenden Beitrag gehe ich darum auf die verschiedenen Möglichkeiten bei der Vergabe von Zugriffsrechten ein.

Domainname

Jeder Domainname wird bei einem sog. Registrar gegen eine jährliche Gebühr gemietet. Dabei werden in der Regel drei Kontakte hinterlegt.

Domain-Inhaber: auf diesen ist die Domain registriert und dieser wechselt ausser bei einer Domain-Abtretung nie. Als Domain-Inhaber kann man sämtliche Aufgaben erledigen, insbesondere die anderen beiden Kontakte ändern.

Rechnungsempfänger: dieser ist in den meisten Fällen der Domain-Inhaber, könnte aber auch ein Dritter sein (bspw. Projektdomain, die durch einen Generalunternehmer für ein Projekt eingesetzt wird und während der Projektdauer direkt an den Kunden verrechnet wird).

Technischer Kontakt: Die Aufgabe des technischen Kontakts ist insbesondere die Anpassung der Nameserver-Adressen.

Im praktischen Einsatz benötigt ein externer Partner höchstens die Zuweisung als technischer Kontakt. Damit hat dieser zwar maximale Möglichkeiten, kann aber keine Kontakte ändern. Oder im schlimmsten Fall die Domain transferieren.

Web-Hosting

Damit beim Aufruf eines Domainnamens auch tatsächlich eine Website angezeigt wird, braucht es ein Web-Hosting. Gleiches gilt für den Einsatz von Email-Adressen. Sowohl Webserver als auch Mailserver können bei Bedarf innerhalb der eigenen Infrastruktur betrieben werden. Ich gehe hier nur auf die externe Lösung ein.

Ein Hosting-Provider stellt seinen Kunden in der Regel eine Administrationsoberfläche zur Verfügung, über die die meisten Einstellungen vorgenommen werden können. Dazu gehören:

• Einrichten von Websites und Unterseiten (Subdomains)
• Konfiguration von Webserver-Erweiterungen (Verschlüsselungen, Programmiersprachen, …)
• Verwalten von Email-Konten
• Verwalten von Datenbanken
• Einstellungen zum Passwortschutz für bestimmte Bereiche einer Website
• Zugriff auf serverseitige Statistiken
• Nameserver-Konfiguration
• weitere

Viele Provider setzen eine selber entwickelte Oberfläche ein, die nur einen globalen Zugriff ermöglicht. Andere Provider verwenden ein Tool wie beispielsweise Plesk. Mit letzterem lassen sich eigene Benutzer einrichten, die nur auf bestimmte Bereiche zugreifen können, bspw. die Email-Verwaltung.

Nameserver-Verwaltung

Einen Nameserver kann man sich wie ein Telefonbuch oder Adressverzeichnis vorstellen. Damit ich einen Domainnamen aufrufen oder ein Email an eine bestimmte Adresse senden kann, muss der Absender die genaue IP-Adresse des Zielservers erfahren. Da wir uns Worte leichter als Zahlen merken können, übernimmt diese Aufgabe ein solcher Nameserver. Oder hätten Sie gewusst, dass hinter www.admin.ch im Grunde ein Computer mit der IP-Adresse 162.23.128.199 steckt? Und diese Auskunft habe ich von den Nameservern ins1.admin.ch, ins2.admin.ch und ins3.admin.ch erhalten. Wer möchte, kann dies beispielsweise mit einem DNS-Checker prüfen.

Unter normalen Umständen eigentlich eine völlig unspektakuläre Sache: solange die Post auch weiss, an welcher Adresse Sie wohnen, werden Sie auch Briefe erhalten.

Bei einem Fehler im System sind jedoch viele Szenarien denkbar, wie zum Beispiel:

• Briefe gehen zurück, weil der Empfänger unbekannt ist
• Ihr Nachbar erhält Ihre Post
• Besucher stehen vor der falschen Haustür oder sogar in einem falschen Ort

Aus diesem Grund setzt die Konfiguration von Nameservern ein grösseres Spezialistenwissen voraus. Fehler können gravierende unerwartete oder unerwünschte Folgen haben. Zudem gibt es bei Änderungen immer eine Verzögerung von bis zu 48 Stunden, bis sie sichtbar werden.

Nameserver-Konfigurationen werden in den meisten Fällen durch einen Hosting-Provider automatisch im Hintergrund vorgenommen. Bei besonderen Bedürfnissen kommt man nicht an einem Netzwerkspezialisten bzw. am internen IT-Verantwortlichen vorbei.

Google (Business)

Mit einem Google-Konto kann man mit den gleichen Zugangsdaten auf  die verschiedenen Angebote wie Analytics, Adwords, Drive, Gmail, Youtube, Maps und viele weitere zugreifen. Mit einem persönlichen Konto lassen sich letztlich auch Unternehmenseinträge bei Google verwalten. Anhand von zwei Beispielen können wir gut sehen, dass individuelle Berechtigungen einfach zu vergeben sind und auch Sinn machen:

Google Analytics

Der Code für Google Analytics wird durch den Webmaster auf der Website eingefügt und liefert die statistischen Besucherdaten. Möglicherweise betreibt ein Unternehmen sogar mehrere Websites bei unterschiedlichen Anbietern. Jedem einzelnen Webmaster kann ein individueller Zugriff gewährt werden, mit dem er innerhalb der benötigten Website uneingeschränkt sämtliche Aufgaben erledigen kann. Die Vergabe der jeweiligen Berechtigungen erfolgt jedoch klar durch den Auftraggeber.

Youtube

Ein Youtube-Kanal kann durchaus etwas aufwendiger zu pflegen sein. Möglicherweise werden die bereitzustellenden Videos durch einen Produzenten bearbeitet und sollten direkt hochgeladen werden? Der interne Community Manager soll auf Kommentare reagieren können? Kein Problem: Zusätzliche Administratoren können dem eigenen Youtube-Kanal hinzugefügt werden. So können mehrere Beteiligte gemeinsam am gleichen Kanal mitwirken.

Es besteht also keine Notwendigkeit, als Inhaber eines Unternehmenskontos die eigenen Zugriffsrechte an Dritte abzugeben.

Facebook

Auch Facebook-Seiten verfügen über einen ähnlichen Mechanismus wie Google. Bei einer einfachen Zusammenarbeit genügt es, nur den wahren Inhaber die Administrator-Rechte zuzuweisen. Alle anderen Mitwirkenden erhalten die Rolle eines Redakteurs oder tiefer. Die Rollenverteilung für Facebook-Seiten findet sich hier.

Häufig bleibt es nicht bei solch einfachen Konstellationen. Vielleicht möchten Sie einer Agentur den Auftrag erteilen, Werbung zu schalten. Diese Agentur beschäftigt wiederum mehrere Mitarbeitende, die in unterschiedlichen Abständen eingesetzt werden. Vielleicht möchten Sie verschiedene Werbebudgets unterschiedlichen Agenturen zuweisen oder das eigene Werbekonto einer Drittperson zugänglich machen?

Der Facebook Business Manager ermöglicht genau diese Flexibilität, sollte aber – wie bei Google – erstmalig durch den entsprechenden Seiteninhaber erstellt werden. Auch für Agenturen ermöglicht diese Art der Zusammenarbeit eine flexiblere Handhabung, ohne dass ihnen gleich der Generalschlüssel zur Facebook-Präsenz überlassen werden muss.

In diesem Zusammenhang empfehle ich auch die Lektüre des Beitrags von Thomas Hutter: Facebook: Seitenbetreiber aufgepasst! Die Facebook Seite gehört nie der Agentur!